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24/04/2023

Por quanto tempo é necessário guardar documentos do RH?

25/01/2023
Por quanto tempo é necessário guardar documentos do RH?
Quais os prazos para armazenar documentos?
Os principais documentos de uma empresa que devem ter a guarda corretamente, são os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento.
Dependendo da situação, recomenda-se armazenar documentos trabalhistas por 10 anos, como a folha de pagamento e o registro eletrônico. Já o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o recomendável é guardar por 30 anos.
É preciso ressaltar que existem situações em que o empresário deve guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o livro de empregados e o contrato de trabalho, por razão da concessão de benefícios previdenciários.
No entanto, esse tipo de documento não é mais necessário para empresas que são obrigadas a enviar dados ao eSocial.
Veja, a seguir, alguns prazos relativos a documentos armazenados:
• Documentos tributários: 5 anos;
• Documentos trabalhistas e previdenciários: de 5 anos até uma data indeterminada, como o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro do empregado;
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos;
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): toda documentação: 20 anos;
• FGTS: 30 anos;
• GFIP: 30 anos;
• Guia de Recolhimento do FGTS: 30 anos;
• Contrato de Trabalho: Indeterminado.
Além disso, hoje em dia, as empresas podem armazenar e encontrar documentos mais facilmente, por meio da nuvem. O armazenamento de documentos por meio eletrônico, ótico ou equivalente apresenta o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.
Fonte: Jornal Contábil

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